Календарное планирование

Адресно-телефонная книжка. Это самая стабильная часть секции «Календарь», которая заменяется только в случае полного заполнения или наличия многих исправлений. Начинается со страницы с подробной записью личных данных владельца (Ф.И.О., адрес, телефоны, серия и номер паспорта, водительского удостоверения и т.п.), необходимых для оперативного заполнения документов в государственных органах, командировках, а также на случай потери ТМ, чтобы найти владельца. Книжка построена в алфавитном порядке и содержит место для записи адресов и телефонов ваших коллег, друзей, знакомых. Из оригинальных разделов следует отметить таблицу телефонных кодов зарубежных стран и часовых поясов, что очень удобно для делового человека и дипломата. В книжке следует хранить минимальный объем информации, который необходим как дополнение к ТМ, остальную — держать в архиве или специальных визитницах.

Текущие планы ТМ содержат обширный набор разновидностей календаря, разделенный по временным периодам: 18- или 24-месячный календарь; бланк «Планы на год»; бланк «Текущие планы на неделю»; бланк «Текущие планы на день».

18-месячный календарь. По сравнению с обычными календарями календарь ТМ имеет ряд преимуществ: рассчитан на 18 месяцев —  отпадает необходимость пользоваться двумя календарями одновременно; имеет четыре годовых табеля-календаря (предыдущего, текущего и двух последующих лет); содержит детальную разбивку года по месяцам, неделям, дням, часам; указывает даты национальных праздников 28 стран мира. Мы рекомендуем перейти к 24-месячному календарю, он удобнее для целевого планирования.

Как пользоваться календарем ТМ (рис. 4.1)? Месяц — основной период планирования. Перед началом очередного месяца следует определить «слоновые задачи» на работе и дома и записать их в верхнюю строчку календаря у символа «слон». Затем из бланка «Фиксированные дела на год» переписать важнейшие события (дни рождения, юбилеи, встречи, праздники, собрания, совещания и т.п.).

Выделите время для решения «слоновых задач», которые вы наметили. Зарезервируйте время для других дел, которые вам хотелось бы сделать в течение месяца, например повышения квалификации, чтения специальной литературы, посещения выставок. В календаре эти задачи выделены серым цветом.  Оставшееся время в месячном календаре будет использоваться для решения текущих задач: телефонные переговоры, встречи,  совещания, подпись документов, посещение подразделений, прием посетителей и др. Записи в календаре желательно делать карандашом или ручкой с легко смывающимися чернилами.

Бланк «Планы на год». Год — важный период планирования. В конце каждого года имеет смысл подумать, что вы хотите сделать в будущем году для реализации поставленных целей и как продвинуться в решении «слоновых задач». После постановки жизненных целей и заполнения бланка «Цели» вы можете перейти к бланку «Планы на год». Для этого целесообразно ответить на следующие вопросы:

• Сколько времени мне нужно выделить на каждую ключевую область?
• Следует ли подсчитать фактические затраты времени за прошедший год по ключевым областям?
• Какие крупные задачи должны быть решены в конкретных месяцах?
• Какие «слоновые задачи» должны быть решены («съедены»)?
• Какие дела нужно занести на бланк «Фиксированные дела на год»?
• В какое время целесообразнее проводить регулярные мероприятия?
• Когда мне и моим подчиненным лучше пойти в отпуск?
• Как лучше использовать свое свободное время для личного развития?
• Сколько времени можно уделить семье, друзьям, коллегам и т.п.?
• Верны ли даты праздников и рождений?

Полезные советы:

• познакомьте с содержанием бланка «Планы на год» секретаря и ближайших подчиненных – они будут в курсе вашей загрузки;
• используйте бланк для координации и распределения домашних обязанностей между членами семьи;
• фиксируйте в бланке промежуточные результаты (объемы продаж, число покупателей, километраж).

Бланк «Текущие планы на день». Это главный элемент календаря ТМ, так как планирование дня позволяет вам реально жить в настоящем. Помните, что долгосрочные результаты представляют сумму ежедневных результатов! Хорошо составленный план надень поможет вам эффективно использовать каждый час и минуту.

Сколько бланков «Текущие планы на день» имеет смысл держать в ТМ? В принципе, любое число, и это зависит от характера работы и типа личности (на день, на неделю, на 3 недели). Мы рекомендуем держать бланки на 2 недели — предыдущую и очередную, чтобы иметь подробную информацию о выполненных и планируемых делах.

Бланк «Текущие планы на день» двухсторонний (рис. 4.2), лицевая сторона состоит из двух основных частей: левая — строки с часами для записи фиксированных дел, правая отводится для мероприятий, которые будут выполняться в незанятое время, а также для телефонных переговоров.

Верхняя часть содержит место для числа, месяца и года и «слоновой задачи», а нижняя – хронометраж израсходованного времени для решения задач по ключевым областям. Оборотная сторона бланка предназначена для детализации запланированных мероприятий и справочной информации.

Как заполнять бланк «Текущие планы на день»?

Запишите в бланк из 24-месячного календаря и бланка «Текущие планы на неделю» плановые мероприятия, назначенные на очередной день (совещания, встречи, отчеты, командировки и т.п.).  Заложите некоторый резерв на случай нехватки времени.

Определите по левой части бланка время, оставшееся в вашем распоряжении, старайтесь быть реалистом и оставьте дополнительное время на начало и завершение новых дел. Запишите в свободные графы «слоновую задачу».

Запишите в правую часть бланка мероприятия из бланка «Не забудь» и телефонные переговоры, которые вам можно провести в свободное время. Определите приоритеты дел по их важности и старайтесь их решать в свободные «окна» от решения фиксированных в левой части бланка дел. Выполненные дела отмечайте галочкой (v) или крестиком (+).

В конце дня подведите итоги по результатам выполнения дел, сделайте хронометраж времени в нижней части бланка, подведите итоги выполнения намеченной «слоновой задачи».

Внесите коррективы в бланк «Текущие планы на неделю» и 24-месячный календарь ТМ, если появились оперативные изменения в связи с невыполнением обязательств.

Полезные советы для работы с календарем:

«Время — деньги». Ведите учет расхода времени по ключевым областям. Это позволит вывести личные нормативы труда и реально планировать будущий год, месяц и неделю.

«Зеленые периоды». Договоритесь с секретарем и подчиненными о «зеленых периодах» — отрезках времени, когда с вами может свободно связываться любой сотрудник, клиент или посетитель.

«Встреча с самим собой». Выделите время для решения крупной задачи, требующей концентрации внимания и отсутствия помех. В это время вас никто не должен беспокоить.

«Не забудь». Свободные «окна» рабочего дня старайтесь использовать для мелких мероприятий и телефонных переговоров.

«Веди дневник». Сохраняя в архиве отработанные бланки текущих планов на день, вы получите со временем подробный дневник. Его хорошо хранить в стандартной коробке ТМ.

Личный опыт. Автор книги 12 лет использовал в качестве инструментов личной работы различные виды календарей (1979— 1990), 5 лет работал с «организатором» (1991-1995), с 1993 по 2001 гг. постоянно применял электронную записную книжку. Несколько раз заканчивал курсы пользователей ЭВМ, начиная с университета, но, к сожалению, не стал активным пользователем компьютера. В течение трех лет собирался овладеть ТМ, но в силу предполагаемой сложности освоения никак не решался начать («слоновая задача»). Однако общение с генеральным директором совместного российско-датского предприятия «ТМИ Россия — Менеджер —  сервис» Г. М. Озеровым – обаятельным и очень грамотным человеком — привело к положительным результатам. В январе 1996 г. в нашем институте был проведен семинар «Ключ к личной эффективности», участниками которого стали все руководители Нижегородского института менеджмента и бизнеса —15 человек. С этого времени мы более 12 лет работаем только на базе ТМ. Это добрый помощник любого руководителя, применение которого доставляет истинное наслаждение и резко повышает уровень организации и дисциплину труда. Ежегодно в институте проводятся семинары для руководства (50 чел.) по технике работы с ТМ. Для всех преподавателей и сотрудников подготовлен упрощенный вариант ТМ «Деловая книжка менеджера» (пользуются около 100 чел.).