Для того, чтобы выработать определенные принципы работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.
Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования.
Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности и правовой организации.
В системе организационно-распорядительной документации (ОРД) выделяют несколько групп документов:
* Организационная документация – положения, устав, инструкции, штатное расписание, регламенты, правила, памятки и т.п.
* Распорядительная документация – приказы, распоряжения, указания, решения постановления.
* Информационно-справочная документация (ИСД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.
* Документы по личному составу (ДЛС) – приказы по личному составу, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела. Основной признак классификации – содержание документа.
Разделение (различение) документов на группы предопределяет работу с ними.
Документы классифицируются:
= по видам деятельности – организационно-распорядительные, учебно-методические, бухгалтерские, финансово-расчетные;
= по форме – индивидуальные (документы, содержание которых излагается в свободной форме), типовые (документы, созданные для документирования стандартных ситуаций и используемые во всех организациях), трафаретные (документы, в которых структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении);
= по содержанию – простые (в которых рассматривается один вопрос), сложные;
= по происхождению – официальные (служебные), личные;
= по месту происхождения – внешние (входящие и исходящие), внутренние;
= по срокам хранения – документы постоянного хранения, долговременного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет);
= по грифу ограничения доступа – с ограниченным доступом (для служебного пользования, особой важности, секретно, совершенно секретно, конфиденциально, коммерческая тайна), открытые;
= по средствам фиксации – рукописные, типографские, графические, звуковые, электронные, кино-, фото-, фонодокументы;
= по стадиям – оригиналы (подлинники), дубликаты (это повторные экземпляры подлинника, имеющие юридическую силу), черновики, копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы), заверенные копии, выписки;
= по срочности – срочные, несрочные.
Организационно-распорядительные документы — это документы в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия обеспечения, регулирования деятельности органов власти, организаций и должностных лиц.
Исходя из спецификации работы с документами, можно выделить следующие группы документов:
+ документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки формы Т-2, лицевые счете по зарплате, личные дела);
+ коммерческие документы (коммерческие контракты, спецификации, графики поставок и т.п.);
+ документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
