Контроль за исполнением документов подразделяется на контроль по существу выполнения поручения и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель организации или уполномоченный им сотрудник.
Контроль за сроками исполнения документов ведут сотрудники подразделения, ведущего делопроизводство, или секретарь. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством (например, по исполнению обращений граждан).
В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, оформляется резолюция, в которой определяется исполнитель и сроки исполнения задания.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации и аналогично формам регистрации документов может быть журнальной, карточной и электронной.
Карточки контролируемых документов могут систематизироваться по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов и т.п.
При ведении автоматизированного контроля специальные программы позволяют:
* выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок;
* просматривать все задания не только по срокам, но и по исполнителям (определяя загрузку каждого из них);
* получать списки неисполненных документов, документов с истекающими сроками исполнения;
* списки документов с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов и т.п.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
