Информационно-справочная работа

Информационно-справочная работа проводится с целью оперативно получить ответы на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии исполнения находится конкретный документ;
• в каких документах можно найти информацию по интересующему вопросу.

Информационно-справочная работа, как и система регистрации, может вестись с помощью справочных картотек или в электронном виде.

Внутри этих разделов карточки удобнее размещать по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности. Обычно отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и т.п.) и на законодательно-нормативные и распорядительные документы (строится по тематическому принципу).

Значительно расширяются возможности информационно-справочного обслуживания при электронной форме регистрации. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

* по конкретному документу – где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения;

* по теме (содержанию) – конкретный документ, группа документов;

* по корреспонденту (автору) – конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за указанный период;

* по региону – стране, республике, области, городу, району.

Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие их реквизиты:

+ входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

+ вид документа (письмо, приказ, акт и т.п.);

+ приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или подписания документа), от и до;

+ регион по которому ведется поиск;

+ предприятие (корреспондент/адресат);

+ содержание (тема) и др.

(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)