С момента включения в них первого исполненного документа дела считаются заведенными. Они формируются в структурных подразделениях или у секретаря (в небольших предприятиях) и хранятся там до передачи в архив.
На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.
Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно обновляется внутренняя опись дела (помещается в начале дела), в которую вписывается каждый подшиваемый документ (с указанием индекса документа, его даты, содержания и номеров листов).
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работникам предприятия. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается – когда, кому и на какой срок выдан документ.
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела, показывая какие дела выданы и у кого они находятся.
После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (прокуратура, суд и т.п.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
