Система хранения кадровых документов достаточно обособлена. Правила их хранения определяются законами, положениями и инструкциями.
Отдельно группируются приказы по личному составу и кадровые приказы (назначение на дежурство, работа в праздничные дни и т.д.). Это вызвано тем, что у них разные сроки хранения.
Формирование личных дел имеет ряд особенностей. Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться либо на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов.
В этом случае на остальных сотрудников предприятия оформляют только личные карточки формы Т-2, которые заполняются ответственным должностным лицом (инспектором отдела кадров) на основании официальных документов работника в его присутствии.
В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам, кроме копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д.
Сведения из них переносятся в личную карточку и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.
В личных делах группируются документы в следующей последовательности:
* внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
* заявление о приеме на работу, направление или представление;
* анкета или личный листок по учету кадров;
* дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
* резюме или автобиография;
* копии документов об образовании;
* выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
* трудовой договор или контракт;
* справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;
* лист-заверитель дела.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
