Регистрация документов организаций

Регистрация документов представляет собой фиксацию факта создания или получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них.

Она осуществляется с целью учета документов, контроля за их исполнением и проведения справочной работы по документам.

Процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах организации (учреждения).

Из документов выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;
• входящий № (индекс);
• дата документа;
• индекс документа;
• автор (корреспондент);
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения;
• исполнитель (кто с ним работает);
• ход исполнения (фиксируются все перемещения документа и как  он исполнен);
• № дела (куда документ помещен после исполнения).

Формы регистрации могут быть трех видов:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная электронная.

Самая простая форма регистрации – журнальная, Она не требует существенный материальных затрат и специальной квалификации сотрудников, осуществляющих регистрацию документов.

Для каждого вида документопотока используется свой журнал регистрации. Формы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов представлены на рис. 1, 2, 3.

Рис. 1. Форма журнала регистрации входящих документов

Рис. 2. Форма журнала регистрации исходящих документов

Рис. 3. Форма журнала регистрации внутренних документов

Недостатков журнальной формы регистрации лишена карточная форма регистрации. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены самой организацией.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две, что позволяет создавать справочную и контрольную картотеки.

Карточка на документ заполняется сначала не полностью (до передачи документа руководителю), а затем в нее вносятся резолюция, срок исполнения, фамилия и инициалы исполнителя. После регистрации документ передают исполнителю для работы с ним.

Рис. 4. Форма регистрационной карточки

Для журнальной и карточной форм регистрации главное требование – однократность и как правило регистрация осуществляется централизовано.

На каждый документ в электронном виде создается карточка аналогичная регистрационной карточке и в нее заносятся сведения о документе.

При использовании данной формы не обязательно соблюдение однократности, и при действующее системе локального электронного документооборота, нет жесткого требования к централизации.

Но при использовании такой системы регистрации более вероятна угроза несанкционированного доступа к базам данных организации и возможная их потеря из-за различных сбоев в работе СЭД.

(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)