Работа с исходящими документами

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам.

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:

• составление проекта документа;
• согласование проекта;
• проверка правильности оформления документа;
• подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);
• регистрация;
• тиражирование;
• отправка первого экземпляра документа адресату;
• подшивка второго экземпляра в дело.

Отправка исходящих документов проводится специальным подразделением, ведущим делопроизводство в организации, или секретарем.

Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления:

• наличие подписи;
• наличие даты (если отсутствует на отправляемом документе, то ее проставляют);
• наличие заголовка;
• правильность адресования;
• если документ предназначен разовому корреспонденту – наличие адреса;
• наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по другим каналам связи. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте – он возвращается исполнителю для доработки.

Конверты адресуются и маркируются. Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил.

В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, уменьшается.

Передача документов по каналам связи значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность ее доставки.

Однако, передача документов таким способом ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть необходимо применение специальной зарегистрированной цифровой электронной подписи (ЭЦП).

(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)