На документы постоянного и долговременного хранения составляется опись (архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепляется систематизации).
Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.
Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов, например:
* Приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности.
* Приказы, распоряжения, протоколы и другие распорядительные документы предприятия.
* Планы, сметы.
* Отчеты, балансы.
* Доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту.
Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись.
В описание каждого дела входит:
Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который проставляется на обложку дела.
Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого такого дела, а остальные обозначить словами “то же” (все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью).
В графе описи “Примечание” делаются отметки об особенностях состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим предприятиям и т.д.
Дела принимаются работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии.
После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается завершительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут.
Сверенные с описью дела укладываются по возрастанию номеров, корешками по обе стороны и увязываются в архивные папки толщиной до 20 см. Канцелярии вместе с делами передают в архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архив по номенклатуре дел.
Так как во многих предприятиях архивы не имеют достаточных площадей, разрешается хранение этих дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из архивов предприятий в государственные архивы.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
