После использования документов в оперативной деятельности организации для решения текущих вопросов они становятся хранителями информации, необходимость в которой может возникнуть вновь через определенное время. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
Порядок распределения документов в дела в организации определяется номенклатурой дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В нее включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных издании.
При составлении номенклатуры дел организации необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в “Государственной системе документационного обеспечения управления”, “Основных правилах работы ведомственных архивов”, перечнях документов с указанием сроков хранения и других нормативных документах.
Она уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В номенклатуре дел не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов (например, “Общая переписка”, “Руководящие материалы”, “Разные документы”, “Разная переписка”, “Справочные материалы” и т.п.).
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело.
Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией организации.
Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, а индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (01, 02, 03, 04, …).
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения (01-01, …, 05-03, …, 09 -02, …).
Желательно, для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения.
Рабочий экземпляр номенклатуры дел обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
