Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в архив.
В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полная или частичная (упрощенная) оформление дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел.
Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Проводится их полное оформление, которое включает:
Прежде чем подшить дела, из них уделяют скрепления (скрепки, булавки и т.п.). В конце каждого дела вкладывается чистый бланк формы листа – заверителя для завершительной надписи и бланк формы внутренней описи (в случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись).
Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено).
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист завершительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа.
Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруются очередным номером за конвертом.
Все эти исправления отмечаются в конце дела в завершительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново.
В конце дела учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляются завершительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и состоянии документов в деле.
Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заголовки которых неполно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчает использование документов дела, поиск необходимой информации.
В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.
Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ряд сведений был внесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:
При подготовке дела к хранению или сдачи в архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлено аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы).
Проставляются также:
Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭК организации.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
