Формирование дела – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела.
Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в подразделении, ведущем делопроизводство.
В случаях появления документов не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером. В дело подшиваются только исполненные документы.
Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.
Толщина каждого дела не должна превышать 40 мм (около 250 листов). Если документов больше, дело разделяется на тома. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела.
Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформировываются.
Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако, в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их формируют в самостоятельные тома.
Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны их сочетания и комбинации. Чаще используется вопросно-логический принцип формирования дел (совпадает с хронологическим принципом группировки).
В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).
Переписку систематизируют в хронологической последовательности (документ-ответ подшивается за документом-запросом).
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
