Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов:
* определение ценности документов при оставлении номенклатуры дел (определяются сроки хранения создаваемых документов);
* экспертиза ценности документов после выхода их из оперативной работы (обычно через два года), при подготовке к длительному хранению или сдачи в архив;
* уточнение ценности документов при передачи их на постоянное хранение предприятием в государственный архив.
Экспертиза ценности документов в предприятиях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.
Она создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих производство, а также руководителя подразделения, ведущего делопроизводство, заведующего архивом и главного бухгалтера.
Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.
Основные задачи экспертной комиссии:
= рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
= организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
= рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.
Для облегчения экспертизы ценности документов их, как правило, делят на три группы:
+ основная документация, наиболее полно отражающая деятельность предприятия по выполнению основных функций (положения, приказы, планы, доклады, обзоры, протоколы, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности и т.п.) эти документы в основном имеют временные сроки хранения.
+ оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.п.). эти документы имеют временные сроки хранения.
+ документация по личному составу (приказы, личные карточки работников, книги учета личного состава, личные листки по учету кадров, лицевые счета начисления зарплаты работникам и т.п.). к этим документам чисто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и другим вопросам. Эти документы хранятся на предприятии долговременно.
При проведении экспертизы ценности документов в пределах каждого подразделения (в небольших предприятиях в пределах предприятия в целом) просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность предприятия: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.п.
Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник документа в том структурном подразделении, где был составлен.
В случаях, когда на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в некачественном состоянии, дублетный документ также оставляют на хранение.
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.
В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливают постоянные или временные: один год, пять лет, десять лет и т.д. Сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.
Экспертизу ценности документов необходимо проводить не только по заголовкам дел, указанным на обложках (так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов), но и необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.
Если в деле содержатся документы только временного хранения, но различной ценности (с разными сроками хранения) – срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.
В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК предприятия, утверждается ЭК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем предприятия, после чего предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в акт.
По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в канторы вторсырья где сдача документов оформляется приемосдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Акт о выделении дел к уничтожению и накладная подшиваются в дело и хранятся в архиве предприятия.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
