Особенности учетных регистров

Все хозяйственные операции, осуществляемые в организации, должны быть отражены в бухгалтерском учете.

Для этого сведения, содержащиеся в отдельных документах, накапливаются, группируются и регистрируются по определенной системе.

Такая запись производится с помощью учетных регистров. Учетные регистры представляют собой разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей.

Разные учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков: по внешнему виду, объему содержания, характеру записей (рис.3).

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), табуляграммы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением. Все страницы книги нумеруются, указывается их общее количество, что подтверждается подписью бухгалтера.

Книги нашли широкое применение в качестве основного учетного регистра еще в ХIII в. В течение длительного времени бухгалтерские книги являлись единственным видом учетных регистров.

Их ведение имеет существенные недостатки, и прежде всего трудность разделения труда учетных работников, так как запись в книге одновременно может производить только один работник.

При большом объеме бухгалтерские книги громоздки в обращении, затрачивается много времени на перелистывание страниц в процессе учетных записей.

Бухгалтерские книги применяются в настоящее время при ручном способе ведения учета: при заполнении Главной книги и кассовые книги. в учете кассовых операций

Карточки — отдельные листы бумаги (тонкого картона) в виде разграфленных таблиц. Они бывают определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке.

Картотека может разделяться на необходимые разделы и группы картонными разделителями, к которым прикрепляются пластинки разных цветов, называемые индикаторами.

Это делается для быстрого нахождения нужных карточек. Отдельные картотеки закрепляются за определенными работниками, которые делают записи в карточки.

Карточки рационально применяются на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например, в учете материалов, готовой продукции, товаров, основных средств, расчетов по заработной плате работников и др.

В картотеке карточки размещаются по группам. Так, в картотеке аналитического учета материалов карточки размещаются по видам материалов, а внутри их—по сортам, размерам и другим признакам.

Карточки регистрируются в специальном реестре и им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность в любой момент проверить их наличие и тем самым осуществить контроль за их сохранностью.

Переход от бухгалтерских книг к карточкам свидетельствовал об усовершенствовании техники записей в бухгалтерском учете.

Применение карточек позволяет осуществлять разделение труда учетных работников, повысить производительность, широко использовать компъютерные технологии для учетных записей. Карточки удобны для копировальных записей, для разного рода группировок учетных данных.

Свободные листы — разновидность карточек. Но они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеке, а в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета.

Регистры в виде листов обычно больше карточек и используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях механизации учета.

Табуляграмма — учетный регистр в виде широкой полосы бумаги, печатаемый на табуляторе (отсюда такое название).

В табуляграмме печатаются показатели в определенной группировке на основе данных, содержащихся в машинных носителях информации: перфокартах, дуаль- картах, перфолентах.

Распечатка учетных регистров при использовании компьютера осуществляется на принтере и называется просто «распечатка».

Распечатки иногда называют машинограммами. Содержание табуляграмм (распечаток) и их структура разнообразны и зависят от содержания учитываемых в них объектов.

По объему содержания, т.е. по степени обобщения производимых записей, учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные.

В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, как правило, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Натуральные и трудовые измерители в них не приводятся, а записывается только сумма.

Примерами синтетических регистров являются Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам бухгалтерского учета, журналы-ордера, табуляграммы (распечатки).

В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета.

С помощью записей в этих учетных регистрах осуществляется контроль за наличием и движением, например, каждого вида материальных ценностей, состоянием расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами и т.д.

Записи в аналитические регистры делаются более подробно, чем в синтетические, приводится пояснительный текст записей. Также кроме стоимостных, в необходимых случаях указываются натуральные и трудовые измерители.

Примером регистров аналитического учета являются карточки учета основных средств, карточки учета товаров, готовой продукции, учета заработной платы каждого отдельного работника, учета расчетов с подотчетными лицами и др.

В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие в себе синтетический и аналитический учет, и которые являются, по существу, комбинированными регистрами.

Их применение сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета.

Примерами таких комбинированных учетных регистров являются: журналы-ордера по счетам «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов.

При таком совмещении записей отпадает необходимость в ведении отдельных карточек аналитического учета.

Итог записей по всем аналитическим счетам выражается суммой, отражаемой одновременно по синтетическому счету.

Совмещение синтетического и аналитического учета в одном регистре является важным направлением совершенствования бухгалтерского учета, так как позволяет оперативно осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

В соответствии со статьей 19 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» требование внутреннего контроля является важным условием организации бухгалтерского учета в организации.

Согласно части 5 статьи 10 Федерального закона N 402-ФЗ формы регистров бухгалтерского учета, применяемые для регистрации и накопления данных, содержащихся в первичных учетных документах экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.

Следует отметить, что некоторые организации применяют в бухгалтерском учете используемые ранее типовые формы  учетных регистров. Эти формы привычны и удобны.

Рассмотрим наиболее распространенные типовые формы регистров аналитического учета — карточки. Для аналитического учета расчетов с бюджетом, банком, другими организациями, разными дебиторами и кредиторами применяются карточки так называемой контокоррентной формы (табл. 1).

Слово «контокоррент» произошло от итальянского слова, означающего текущий счет, ведущийся для учета взаимных расчетов. Эта форма предусматривает раздельное отражение дебетовых и кредитовых оборотов по соответствующим расчетам.

Таблица 1.

Карточка контокоррентной формы

Для аналитического учета товарно-материальных ценностей используются карточки количественной или количественно-суммовой формы (табл. 2 и 3).

В заголовке таких карточек указываются наименования ценностей, сорт, единица измерения, цена, другие признаки. В отдельных колонках записываются приход — расход и остатки ценностей.

После совершения каждой хозяйственной операции выводится новый остаток, что позволяет ежедневно контролировать размеры остатков нормируемых материальных ценностей. Отдельный столбец предназначен для подписи работников бухгалтерии о правильности сделанных записей.

Таблица 2.

Карточка количественного учета

Таблица 3.

Карточка количественно-суммового учета

Аналитический учет затрат на производство, издержек обращения в торговле и других затрат осуществляется на карточках многографной формы (табл. 4):

Таблица 4.

Карточка многографной формы

Наличие ряда колонок (граф) обусловлено необходимостью раздельного отражения затрат по каждой статье расходов. Каждая сумма, записываемая в отдельную частную колонку, обязательно заносится и в общую итоговую графу.

Учетные регистры шахматной формы широко используются при журнально-ордерной форме учета (табл. 5):

Таблица 5.

Ведомость оборотов по дебету счета январь             г., руб.

По характеру записей, т.е. в зависимости от того, разносятся ли операции по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам, различаются регистры хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологические учетные регистры хозяйственные операции заносятся по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности их поступления без группировки и разноски по счетам.

Примером хронологических учетных регистров является специальный регистрационный журнал, в котором регистрируются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими записями: указываются порядковый номер записи, ее дата, сумма.

Посредством хронологической записи обеспечивается контроль за сохранностью документов, за правильностью записей в них. Так, общий итог операций, зарегистрированных в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам.

Систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах. Такая группировка осуществляется как по аналитическим, так и по синтетическим счетам.

К систематическим учетным регистрам относятся, например, карточки учета производственных затрат по объектам калькуляции, Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам и другие.

Показатели систематических учетных регистров характеризуют состояние и движение отдельных видов хозяйственных средств и источников их образования.

В настоящее время широко распространено  сочетание хронологических и систематических записей в одном учетном регистре, т. е. комбинированные регистры.

В таких регистрах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи производятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещенном учетном регистре.

К комбинированным учетным регистрам относятся, например, журналы-ордера.

Записи в учетные регистры могут делаться как ручным способом, так и с помощью компъютерных технологий. Основными регистрами являются табуляграммы (распечатки), которые могут заполняться на типографском бланке регистра или на чистом листе бумаги в виде распечатки на принтере.

В зависимости от вида и назначения учетного регистра используется и разная техника его заполнения: линейная (позиционная) и шахматная запись.

При линейной записи сумма операции по кредиту счета отражается на той же строке, где записана соответствующая ей сумма по дебету этого же счета.

Линейная запись распространена в учете расчетных операций организации, например, в расчетах с поставщиками и покупателями, с подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами и т.п.. В этих регистрах, как правило, аналитический учет совмещается с синтетическим.

Шахматная запись производится таким образом, что в один рабочий прием (только один раз) делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов.

Сумма, записанная один раз в одну графу, оказывается в дебете и кредите соответствующих синтетических счетов. Регистры с шахматной формой записи характерны для журнально-ордерной формы учета.

Применение таких записей значительно сокращает учетную регистрацию. При этом учет делается более наглядным благодаря тому, что четко видны корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции. Шахматный принцип записи в настоящее время наиболее распространенный способ учетной регистрации.

По истечении месяца во всех учетных регистрах подводятся итоги записей всех операций. Содержание этих итогов разное и зависит от конкретных учетных регистров.

Так, в Главной книге сначала подсчитываются итоги по каждому синтетическому счету (по дебету и кредиту), а затем в целом по всему регистру — итог оборотов по дебету и кредиту всех счетов. Эти итоги должны быть равны и соответствовать итогу хронологической регистрации сумм.

В конце месяца сверяются также итоги записей в синтетических и аналитических учетных регистрах. Для этого могут составляться оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых должны быть равны итогам по соответствующим синтетическим счетам.

В комбинированных же регистрах совпадение этих итогов обеспечивается автоматически, так как одни и те же суммы операций записываются по аналитическим позициям и путем их постепенного суммирования и накапливания получается итоговая запись по синтетическому счету.

В тех регистрах, где это необходимо, показывается сальдо по счету на 1-е число следующего месяца. В каждом новом отчетном году учетные регистры открываются на основании данных бухгалтерского баланса на 1 января нового текущего года.

Совершенствование учетной регистрации выражается в ее сокращении и упрощении. Это достигается разными способами.

Сокращение числа записей в синтетическом учете обеспечивается предварительной группировкой однородных хозяйственных операций с одинаковой корреспонденцией счетов в отдельных ведомостях.

При этом в синтетическом учетном регистре отражаются лишь общие итоги операций с одинаковой корреспонденцией. Сокращает количество записей и применение шахматного принципа записи.

Согласно части 5 статьи 10 Федерального закона N 402-ФЗ формы регистров бухгалтерского учета, применяемые для регистрации и накопления данных, содержащихся в первичных учетных документах экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.