Система ведомственного документооборота в органах прокуратуры
Существующий документооборот в органах прокуратуры регламентирован Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации», введенной в действие приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г. № 93.
Под системой документооборота следует понимать следующие операции:
- Регистрация входящих, исходящих, распорядительных, сопроводительных, повторных и других документов.
- Организация картографических документов в хранилище объектов учета (карточек) с определением связей между объектами учета и объединением документов в папки надзорных производств.
- Организация папок документов путем упрощенного их расположения по разделам, главам, томам, в алфавитном порядке, по контрольным датам исполнения и другим учетным способом.
- Организация контроля исполнения документов.
- Организация хранилища архивных документов, не используемых в оперативной работе в течение длительного периода.
- Организация уничтожения документов в соответствии с принятым порядком.
При больших объемах информации, поступающей в органы прокуратуры, и ручных методах ее обработки нет возможности организовать контроль за сроками разрешения каждого документа и его движением, провести поиск необходимой информации для обобщения и анализа сведений, содержащихся в документах по различным вопросам; отсутствует реальная связь между всеми видами картотек.
Автоматизация документооборота предполагает охват всех подразделений органов прокуратуры вычислительной сетью и образованием автоматизированных рабочих мест в канцелярии каждого подразделения, а в дальнейшем – у каждого прокурора. Автоматизированный документооборот должен быть защищен специальными программно-техническими средствами, системами разграничения доступа к информации.
Маршруты движения документов, определяемые в момент регистрации, могут изменяться в процессе движения.
Общие функции управления потоками документов:
- обеспечение коллективной работы пользователей над документом;
- возможность пересылки документа по любым направлениям;
- отслеживание состояния документа, работы исполнителей, сроков прохождения и исполнения документов, «истории» работы над документом;
- обеспечение возможности сканирования текстов и их распознавания, использование средств электронной почты, редакторов текстов и др.
Подсистема администрирования должна позволять:
- определять маршрут прохождения документа по рабочим местам;
- определять уровень доступа каждого пользователя системы к базам данных и операциям над данными – в соответствии с их служебными функциями;
- осуществлять резервное копирование и восстановление баз данных;
- осуществлять автоматизированное ведение «системного журнала», т.е. вести сбор статистики о всех произведенных в течение дня операциях над базами данных с привязкой к исполнителю (аудит);
- производить «чистку» картотеки.
Подсистема карточек должна:
- вводить карточки для любых объектов учета картотеки – документов, лиц, организаций и т.д.;
- связывать любые регистрируемые объекты учета на картотеке как прямо, так и опосредованно, через другие объекты учета;
- осуществлять поиск как по формализованным параметрам, так и по произвольным наборам задаваемых реквизитов, полным значениям данных или по контексту как по одной базе данных, так и по нескольким, используя ранее зарегистрированные связи между объектами поиска;
- формировать справочные отчеты для прокуроров отдела о ретроспективе рассмотрения вопроса в Генеральной прокуратуре РФ, получать другие статистические сведения о работе с обращениями граждан;
- осуществлять оперативный упреждающий контроль за рассмотрением особо-контрольных и депутатских жалоб, готовить справки о нарушении сроков разрешения жалоб исполнителями;
- без вмешательства разработчиков обеспечивать возможность вводить в работающую систему любые новые виды учетных объектов: документы, физические лица, организации и силами администратора системы организовывать связи для новых объектов учета;
- создавать силами администратора системы различные маршрутные схемы движения документов в соответствии с изменяющимися правилами.
В рамках проекта первой очереди система с такими требованиями определена к разработке.
- Роль руководителя в формировании психологического климата в коллективе
- Организационно-управленческие факторы повышения эффективности деятельности органов прокуратуры
- Престиж органов прокуратуры и его влияние на социально-психологическое самочувствие сотрудников
- Психологическое самочувствие сотрудников прокуратуры
- Особенности координации в федеральных округах
- Контроль выполнения координационных мероприятий
- Планирование координационной деятельности
- Информационное обеспечение
- Протокол и постановление координационного совещания
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу