Отличительные признаки и конфиденциальность документа

Отсюда вытекают следующие свойства, которыми должно об­ладать сообщение, чтобы стать документом: доступность, под­линность и легитимность. Одним из основополагающих понятий в документоведении яв­ляется качество документа, под которым понимается совокупность присущих документу существенных признаков и особенностей, позволяющих выделить его из среды других предметов.

Признак документа — это показатель (параметр, атрибут), по которому можно определить тот или иной предмет как документ. Признаки документа подразделяют на внешние и внутренние. Внешние признаки отображают форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (рек­визиты).

К внутренним признакам документа относятся его язык, стиль, юридическая и управляющая силы.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа опреде­ляется его разновидностью. Однако существует группа элементов, присущих любому документу, поскольку они характеризуют его юридическую силу, т. е. позволяют его идентифицировать именно как документ, а не как сообщение. К их числу относятся: авторство, наименование вида документа, датирование, удостоверение, кото­рые в совокупности с формой и размером документа, способом документирования и используемым носителем информации со­ставляют документообразующие признаки.

Вид документа — это классификационное понятие, употребляе­мое для обозначения группы документов одного наименования, имеющих общее назначение и единую структуру построения. На­ пример, протоколы это один вид, приказы — другой, отчеты — тре­ тий и т. д.

Разновидность документа — более узкое, частное понятие, ко­торое детализирует, уточняет характер деятельности, документи­руемой тем или иным видом. Например, акт экспертизы, акт при­емки, акт инвентаризации и т. д.

К юридически значимым элементам оформления документа относятся:

• наименование организации, являющейся автором документа;
• дата подписания, утверждения документа или того события, которое зафиксировано в документе;
• регистрационный номер документа, являющийся гарантией того, что он прошел все предусмотренные в организации ста­дии обработки, и подтверждением официального характера документа, его законности, отражения действительного мне­ния организации по тому или иному вопросу;
• подпись документа — она подтверждает ответственность по­ставившего ее лица за содержание, изложенное в документе. Ряд документов обретает юридическую силу только с момен­та их утверждения руководящими органами или должност­ными лицами организации, в компетентность которых входит решение вопросов, изложенных в документах;
• оттиск печати — применяется для заверения подписи долж­ностного лица на некоторых видах документов и является до­полнительным свидетельством подлинности документа и его принадлежности к указанному на документе наименованию организации.

Для обретения документом своего основного свойства — юри­дической и управленческой силы — он должен отвечать следующим требованиям:

• документ не должен противоречить действующему законода­тельству, нормативным и правовым актам, а также руководящим документам вышестоящих органов;
• орган, издавший данный документ, должен обладать соответ­ствующей компетенцией, определяемой ему нормативно­-правовыми актами;
• документ должен быть изготовлен и оформлен по определен­ной технологии.

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 149­ ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информа­ции» информация может являться объектом публичных, граждан­ских и иных правовых отношений. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную и конфиденциальную, т.е. информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами и другими официальными до­кументами.

Информация в зависимости от порядка ее представления или распространения подразделяется на следующие категории:

• свободно распространяемая;
• предоставляемая по соглашению лиц, участвующих в соот­ветствующих отношениях;
• подлежащая предоставлению или распространению в соот­ветствии с федеральными законами;
• распространение которой ограничено или запрещено в Рос­сийской Федерации.

В целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов граждан и других субъектов социума, обеспечения обороны страны и безопасности государства федеральными законами устанавливается ограничение доступа к информации.

При этом действуют следующие общие правила:

1.  Обязательным является соблюдение конфиденциальности ин­формации, доступ к которой ограничен федеральными законами.
2.  Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
3. Информация, составляющая коммерческую, служебную или иную тайны, подлежит защите.
4. Информация, полученная гражданами при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осущест­влении ими определенных видов деятельности, также подлежит защите.
5. Информация, составляющая профессиональную тайну, может быть предоставлена третьим лицам только в соответствии с феде­ральными законами или по решению суда.
6. Запрещается требовать от гражданина предоставление инфор­мации, касающейся его частной жизни, в том числе информации, составляющей его личную или семейную тайну.