Закон информированности-упорядоченности
В современном мире информация представляет собой важнейший стратегический ресурс. В рамках теории информации сформировалось следующее определение этого понятия.
Информация – это совокупность сведений, уменьшающих степень неопределенности знания о каких-либо объектах, процессах и явлениях.
Применительно к управлению организациями это определение можно переформулировать следующим образом.
Для управления организациями используются различные виды информации: экономическая, научно-техническая, общественно-политическая и т.п.
Обобщающим показателем качества конечной информации как ресурса является эффективность ее использования. Она оценивается по соотношению ценности информации к затратам на ее получение.
От качества информации напрямую зависит степень организованности системы – чем больше поток качественной информации, тем устойчивее и эффективнее организация.
Таким образом, в контексте изучаемого закона под информированностью понимается обеспечение организации качественной информацией в количестве, необходимом для ее результативного и эффективного функционирования.
Информированность – обеспечение организации качественной информацией в количестве, необходимом для ее результативного и эффективного функционирования.
Под упорядоченностью в данном случае понимается рациональное, гармоничное распределение и развитие всех элементов организации.
Гармоничность подразумевает целенаправленное согласование подразделений организации, ее системы управления, структуры персонала, экономических процессов и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) и пропорциональности.
Упорядоченность – рациональное, гармоничное распределение и развитие всех элементов организации.
Очевидно, что применительно к организационной системе понятия “информированность” и “упорядоченность” тесно связаны между собой. Качество информированности зависит от того, насколько рационально и эффективно поступающая информация может использоваться подразделениями организации для решения поставленных задач.
Изменение организационной структуры управления (т.е. изменение варианта упорядоченности организационной системы) всегда влечет за собой необходимость изменения информационной (точнее – информационно-управляющей) системы предприятия.
И наоборот, внесение заметных изменений в систему поиска, обработки, распределения и потребления информации, как правило, требует внесения изменений в организационную структуру предприятия и структуру функций ее департаментов и отдельных сотрудников.
Создание в организации системы поступления и использования качественной информации, соответствующей указанным выше свойствам, приводит к улучшению упорядоченности и рациональности ее функционирования.
Следствия из закона информированности-упорядоченности:
- Чем конкретнее задачи управления и чем лучше организована база данных об объектах управления, тем успешнее функционирует организация.
- Чем сложнее организационная система, тем больший объем качественной информации требуется ей для эффективного функционирования.
- Наличие в организационной системе потоков некачественной (несвоевременной, недостоверной, избыточной и т.п.) информации может привести к:
- дезинформации;
- проблемам хранения информации;
- сложностям обработки и использования информации;
- увеличению затрат на обработку и хранение информации и т.п.
Для описания состояния организации в контексте информационного обеспечения часто используется понятие “информационная энтропия” – мера отклонения системы от некоторого эталонного состояния в смысле информационного обеспечения. Иначе говоря, энтропия – это мера информационного хаоса (неупорядоченности).
Информационная энтропия – это мера информационного хаоса в организации.
Энтропия – это научная категория, часто применяющаяся для характеристики процессов управления информационными ресурсами и уровня их осуществления. Чем ниже информационная энтропия организации, тем выше эффективность ее функционирования, производительность труда, экономичность расходования ресурсов и т.п.
Можно сказать, что информационная энтропия указывает на долю рассеяния энергии при работе с информацией.
В обобщенном смысле производимая организацией энтропия – это мера излишней работы при достижении поставленной цели, доля бесполезных побочных процессов или явлений, сопровождающих какую-либо деятельность.
Для любой организации как открытой системы должен выполняться следующий принцип: структурное состояние системы должно стремиться к такому, при котором производство энтропии минимально. Системы, где этот принцип заметно нарушается, являются неоптимальными, они проигрывают в конкурентной борьбе с другими организационными системами и распадаются.
Двоичная система счисления – позиционная система счисления с основанием 2. В этой системе счисления числа записываются с помощью двух символов (0 и 1).
Данное выражение показывает, что с увеличением сложности управляемой системы (т.е. с увеличением числа ее возможных состояний) растет информационная неопределенность ее функционирования, что затрудняет управление системой.
Снизить уровень информационной энтропии можно путем “доопределения” состояния организационной системы – повышения вероятности состояний, соответствующих целям организации.
Например, энтропия <1> игральной кости, имеющей шесть равновероятных состояний, приближенно равна 2,58. Энтропия подбрасываемой монеты (с двумя исходами – орел или решка) – единица.
Информационная энтропия предприятия, которое с вероятностью 99% находится в состоянии производства продукции и лишь 1% – в состоянии вынужденного простоя, составляет всего 0,08, что свидетельствует о низком уровне информационного хаоса в смысле определения и прогнозирования работоспособности организации.
Предприятие же, вероятность неработоспособности которого близка к 30%, будет характеризоваться информационной энтропией, равной 0,88 (почти единица). В этом случае информационная неупорядоченность состояния и функционирования такой организации, образно говоря, сравнима с хаотичностью падающей монеты. Не самая лестная характеристика работы менеджмента, не так ли?
Разумеется, приведенные примеры являются очень упрощенными. Структура и функционирование даже самой простой организации характеризуются большим числом состояний и разнообразием их вероятностей. Поэтому оценка информационной энтропии как обобщенной характеристики информационной неупорядоченности представляет собой более сложную задачу.
А это означает, что адаптация организации к новым условиям может привести к возрастанию ее энтропии. Выход из этой ситуации заключается в максимально возможном определении состояний организации – повышении вероятности того, что менеджмент и сотрудники правильно оценивают работу всех частей и всех процессов организации.
- Понятие обучающейся организации
- Принципы оптимизации организационной структуры
- Интеграция и взаимодействие в процессе организационных изменений
- Модель организационных изменений
- Понятие организационных изменений
- Классификация организационных культур
- Основные функции организационной культуры
- Понятие организационной культуры
- Основные организационные конфигурации
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу