Организация документального и инвентарного учета основных средств

Все поступающие в хозяйство основные средства должны быть немедленно закреплены за материально ответственными лицами.

С целью контроля за сохранностью, перемещением в хозяйстве и правильным использованием основных средств принято каждому инвентарному объекту присваивать свой цифровой номер, который получил название инвентарного номера.

Инвентарные номера присваиваются отдельным объектам на весь период нахождения их в хозяйстве. При выбытии объектов из хозяйства освободившийся инвентарный номер другим объектам во избежание путаницы не присваивается.

Инвентарные номера приводят во всех документах и учетных регистрах, где отражаются обозначаемые ими объекты.

Их ставят на отдельных предметах различными методами – несмываемой краской, клеймением, прикреплением металлических ярлыков и другими способами. Периодически (не чаще раз в 10-12 лет) в хозяйстве производится пересмотр всех инвентарных номеров, и если большое число объектов выбыло, может быть проведена новая их нумерация.

В настоящее время в связи с внедрением комплексной механизации учета рекомендуется использовать код инвентарных номеров, построенный по порядково-серийной системе, состоящий из четырех знаков.

Все основные средства, находящиеся в эксплуатации, закрепляются за бригадами, фермами и другими подразделениями хозяйства в следующих инвентаризационных описях: основных производственных средств, рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений.

Инвентаризационные описи составляются в установленные сроки при проведении инвентаризации основных средств либо полной инвентаризации. Один экземпляр описей находится в бухгалтерии, другой – в подразделениях хозяйства. Основные средства в инвентаризационных описях группируют согласно действующей классификации.

Учет объектов основных средств по месту эксплуатации (нахождения) и материально ответственным лицам осуществляется в инвентарных списках основных средств (тип. ф. №ОС-9).

Учет ведут по классификационным группам основных средств (здания, сооружения, машины и т. д.) с указанием места их эксплуатации. В начале года записи делают на основании инвентаризационных описей и инвентарных карточек, а в дальнейшем – по документам на поступление и выбытие, для чего предусмотрены отдельные графы.

В бухгалтерии сельскохозяйственных предприятий по объектный инвентарный учет основных средств ведут в инвентарных карточках типовой формы.

Для учета разных классификационных групп основных средств предусмотрены карточки различной формы, что обеспечивает отражение в них необходимых сведений об учитываемых объектах.

В настоящее время применяются следующие формы инвентарных карточек:

• инвентарная карточка учета основных средств (для зданий, сооружений, машин, оборудования, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря) (тип. ф. № ОС-6);
• инвентарная карточка учета для многолетних насаждений (ф. № 109-АПК).

Инвентарные карточки в большинстве случаев открывают на каждый инвентарный объект. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструментов, станков и подобные им, имеющие одно и то же производственное или хозяйственное назначение, одинаковую стоимость, поступившие одновременно в одну бригаду или отделение, могут учитываться на карточке группового учета. Однако при этом каждому объекту присваивается отдельный инвентарный номер.

При организации аналитического учета основных средств в инвентарных карточках записи в них первоначально делают на основании инвентаризационных описей, а в дальнейшем – по данным первичных документов на поступление, приобретение, сооружение, перемещение и ликвидацию основных средств, а также технических паспортов и т. п.

В карточках приводят краткую характеристику объектов и отдельных его конструктивных элементов и отражают индивидуальные особенности объекта. Карточки, как правило, составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии предприятия.

Если учет основных средств по местам их эксплуатации ведут не в инвентарных списках основных средств (тип. ф. № ОС-9), а в инвентарных карточках, то в этих случаях инвентарные карточки составляют в двух экземплярах, один из которых находится в местах эксплуатации основных средств (ферма, бригада и т. д.).

Заполненные инвентарные карточки регистрируют в описях инвенных карточек по учету основных средств (тип. ф. № ОС-7). Описи инвентарных карточек ведут в бухгалтерии в одном экземпляре по классификационным группам (видам) объектов основных средств.

Ведение описей улучшает контроль за сохранностью и полнотой учета инвентарных объектов. При выбытии учитываемого объекта основных средств делают отметку в описи, а соответствующая карточка закрывается.

Все инвентарные карточки хранятся в картотеке основных средств. Здесь карточки располагают по классификационным группам основных средств и местам нахождения объектов. Одна группа карточек отделяется от другой специальными разделителями, что облегчает работу с картотекой.

Разделители представляют собой картонные пластинки с выступами, на которых указаны наименования той или иной классификационной группы и подразделения хозяйства. Иногда для этой же цели используют специальные металлические пластинки-индикаторы.

Перед каждой классификационной группой основных средств в картотеке помешают карточки учета движения основных средств (тип. ф. №ОС-8), в которых отражают все изменения, происшедшие с объектами данной группы.

Открытые в течение месяца новые карточки индивидуального и группового учета, карточки по выбывшим основным средствам и карточки по переместившимся внутри хозяйства объектам откладывают и хранят до конца месяца в отдельной ячейке картотеки.

По данным этих карточек, а также по данным ведомостей расчета амортизации в конце месяца делают соответствующие записи в карточках учета движения основных средств, после чего карточки размешают по разделам картотеки (по выбывшим объектам карточки изымают).

В карточках учета движения основных средств учет ведут в суммовом выражении. В них по каждой классификационной группе отражают наличие основных средств данной группы на начало каждого месяца и итоги по поступлению и выбытию основных средств за месяц.

В конце отчетного периода (квартала, года) подсчитывают итоги. В этой же карточке показывают сумму амортизации по учитываемой группе основных средств (за январь – полностью, а с февраля – только изменения), а также затраты на ремонт.

Таким образом, карточки учета движения основных средств являются, по существу, счетами аналитического учета движения основных средств по их классификационным группам.

По карточкам учета движения основных средств и инвентарным карточкам суммарные итоги ежемесячно сверяют с данными синтетического учета. В конце года по итоговым данным карточек учета движения основных средств заполняется отчетность о движении основных средств.

Важнейшим средством производства на сельскохозяйственных предприятиях является земля. Для учета земель в хозяйствах ведется Земельная кадастровая книга, которая имеет четыре раздела.

В первом разделе указаны общая площадь земель и основание на право пользования землей (Государственный акт, решение соответствующей администрации), во втором – учитывается состав земли по видам угодий, в третьем – сельскохозяйственные угодья характеризуются по качеству почв, в четвертом – отражены приусадебные участки. Отдельно выделяются земли, переданные в аренду.