Контроль исполнения

Контроль является необходимым условием обеспечения надлежащего исполнения заключенных фирмой договоров. Опыт показывает, что отсутствие эффективной системы контроля приводит к резкому снижению результативности применяемого фирмой договорного инструментария.

Контроль исполнения договоров осуществляется в двух формах:

• внутренний контроль;
• внешний контроль.

Внутренний контроль представляет собой деятельность, специально направленную на выявление соответствия параметров протекающих в фирме бизнес-процессов параметрам заключенных ею договоров. Указанный контроль проводится путем сравнения данных об условиях заключенных договоров с данными о ходе хозяйственной деятельности, осуществляемой для исполнения этих договоров.

Внутренний контроль по своему характеру является обобщающим и учитывает текущие результаты деятельности фирмы в целом, а не отдельных ее структурных подразделений или конкретных работников. Целесообразно устанавливать такую периодичность внутреннего контроля (ежесуточно, по декадам, помесячно, в разовом порядке), которая позволит прогнозировать и выявлять сбои в исполнении договоров как можно раньше. Основное внимание при осуществлении данного контроля необходимо обращать на степень соответствия ожидаемого или реального выполнения договорных обязательств. В принципе внутренний контроль за исполнением договоров сводится к формуле:

“Договором предусмотрено…

На сегодня выполнено или ожидается выполнить…

Для предупреждения отклонений от условий договора необходимо принять следующие меры…”.

Внутренний контроль за исполнением договоров должен осуществляться одновременно с оперативно-диспетчерским регулированием хозяйственной деятельности фирмы, которое играет ведущую роль в процессе исполнения договоров. Если акты оперативного планирования хозяйственной деятельности фирмы разработаны и приняты в строгом соответствии с условиями заключенных ею договоров, то меры по выявлению и устранению отклонений от таких актов в конечном счете ведут и к предупреждению нарушений договоров.

Формы проверки хода исполнения договорных обязательств могут быть различны. Одной из таких форм, причем, как показывает практика, достаточно удобной, является периодический контроль на основе анализа данных учета, отражающих результаты исполнения заключенных договоров за определенный период времени: за квартал, месяц, неделю и т.д. Периодический контроль рассчитан на выявление промежуточных результатов исполнения договоров и принятие оперативных мер по исправлению выявленных отклонений. Несмотря на то что контроль как таковой направлен на обнаружение нарушений договорных обязательств, все-таки основной его функцией является недопущение срывов исполнения договоров. Поэтому следует применять такие формы контроля, которые позволяют своевременно устанавливать и устранять причины возможных отклонений исполнения договорных обязательств.

В отличие от внутреннего объектом внешнего контроля является деятельность контрагента по исполнению принятых им договорных обязательств.

Внешний контроль имеет целью:

• выявление рисков нарушения контрагентом условий заключенного договора;
• своевременное обнаружение допущенных контрагентом нарушений договора;
• своевременную документальную фиксацию обнаруженных нарушений договора;
• принятие оперативных мер по устранению последствий допущенных контрагентом нарушений.

Внешний контроль позволяет правильно оценить складывающуюся с исполнением договора ситуацию и в случае необходимости своевременно воздействовать на контрагента для недопущения срыва исполнения принятых им договорных обязательств.

Если отношения с контрагентом складываются нормально, то своевременное обнаружение допущенных им дефектов исполнения на ранней стадии позволяет совместными усилиями (в том числе путем корректировки договора) исправить или компенсировать их.

Если же становится ясно, что контрагент не отличается исполнительностью и добросовестностью, внешний контроль позволяет свести к минимуму возможные негативные последствия сохранения договорных связей, эффективно применять правовые средства оперативного воздействия или защиты.

Внешний контроль за исполнением договоров осуществляется путем сравнения (сверки) получаемого и принимаемого исполнения с имеющимся обязательством. Если в процессе сверки будет обнаружено несоответствие обязательства и исполнения, необходимо документально зафиксировать данное несоответствие, а затем, не принимая недолжное исполнение, немедленно обратиться к исполняющей стороне с запросом по поводу обнаруженного дефекта.

Если на сделанный запрос не последует реакции исполняющей стороны либо она ограничится простым подтверждением наличия обнаруженного дефекта исполнения, необходимо обратиться к ней с требованием об устранении дефекта и с предупреждением об ответственности за допущенные нарушения.

Практика показывает, что такие предупреждения являются довольно эффективным средством понуждения к исправлению допущенного дефекта исполнения. Особое значение при осуществлении внешнего контроля имеет документальная фиксация допущенных контрагентом нарушений договорных обязательств. Важность указанной процедуры проявляется в том, что наличие должным образом оформленного документа, фиксирующего факт ненадлежащего исполнения договорных обязательств, является необходимым условием для принуждения контрагента к устранению допущенного нарушения как в судебном, так и во внесудебном (претензионном) порядке. При внешнем контроле мало выявить допущенное контрагентом нарушение, нужно еще и надлежащим образом его задокументировать. Если этого не сделать, то принудить контрагента к устранению выявленного нарушения не удастся.

Так, например, факт несоответствия наименования, массы и количества доставленного железнодорожным транспортом груза данным, указанным в перевозочном документе, должен удостоверяться коммерческим актом, составленным в порядке и по форме, указанным в ст. 119 Устава железнодорожного транспорта РФ (далее – Устав).

При несоставлении соответствующего акта или составлении его ненадлежащим образом претензия и иск получателя товара к органу железнодорожного транспорта останутся без удовлетворения (ст. ст. 120, 125 Устава).

Сложность документального оформления обнаруженных дефектов исполнения связана с необходимостью строгого соблюдения жестких формальных требований к срокам, форме и содержанию составляемых документов, а также с тем, что его выполнение, как правило, требует рассредоточения усилий между различными структурными подразделениями фирмы.

Налаживание четкой и устойчивой работы по документальной фиксации допускаемых контрагентами нарушений договоров обеспечивается за счет:

• жесткого ее закрепления при помощи локальных правовых актов компании. Как показывает опыт, такие акты целесообразно подготавливать в комплекте, закрепляя в них весь набор организационных, технических и иных требований к документам;
• предварительной разработки образцов (форм) документов, оформляемых в целях фиксации разнообразных нарушений договоров. Нормативных указаний по разработке соответствующих документов не существует, поэтому юридическая служба фирмы должна самостоятельно подготавливать такие образцы, используя тексты законодательных актов и справочную литературу;
• систематического обучения ответственных исполнителей правильному составлению и оформлению соответствующих документов.

Для достижения четкости, согласованности действий всех сотрудников, участвующих в оформлении документации о выявленных нарушениях исполнения договорных обязательств, необходимо систематически (не реже раза в квартал) проводить занятия в форме деловых игр.

Практика показывает, что при регулярном повторении операций или специальном обучении исполнителей трудности в составлении документов и решении возникающих вопросов существенно уменьшаются.

В настоящее время многие фирмы активно внедряют автоматизированные системы внутреннего и внешнего контроля исполнения договоров. Эти системы устраняют одно из основных препятствий на пути налаживания постоянного контроля процесса исполнения договоров – проблему “ручного” учета, связанную с отвлечением значительного числа работников на заполнение журналов, карточек, диаграмм и выполнение рутинных, трудоемких расчетно-аналитических операций.

Автоматизированные системы контроля позволяют формировать сводную отчетность по всем договорам, находящимся в процессе исполнения. Как правило, стандартный пакет отчетности включает календарь пользователя, список текущих договоров, перечень событий. Календарь пользователя содержит данные обо всех текущих договорах и основных этапах их исполнения. Перечень событий содержит сведения о выполненных по каждому договору мероприятиях, а также напоминание о предстоящих событиях.

Автоматизированная система контроля должна содержать перечень отчетов о выполнении бизнес-планов и каждого договорного условия. Используя такой набор отчетов, можно успешно контролировать весь процесс исполнения договоров.

Для налаживания процесса контроля договоров могут применяться следующие автоматизированные системы учета и контроля: “Alfa-Contract”, “Directum”, КССС “Управление договорами и проектами”, Verysell “Управление договорами”, система управления “Парус”, КАС “Бизнес Люкс” и некоторые другие.

В международной и зарубежной договорной практике действует правило, обязывающее договорных контрагентов сотрудничать в процессе исполнения заключенного договора и своевременно уведомлять друг друга о любых препятствиях, мешающих его исполнению. В результате внешний контроль исполнения договоров существенно облегчается и становится более эффективным.

В российской договорной практике подобное правило не действует, поэтому внешний контроль исполнения договорных обязательств является очень сложным и финансово затратным мероприятием.