Классификация, унификация и стандартизация в документировании

В начале 70-х годов в СССР начала создаваться «Общегосударственная автоматизированная система сбора и обработки информации для целей планирования и управления народным хозяйством» (ОГАС).

При ее разработке возникла проблема систематизации больших объемов документной информации с  целью последующей обработки информации средствами электронно-вычислительной техники.

Слово «классификация» происходит от латинских слов classis (разряд, класс) и facio (делаю). Классифицировать  — это распределять какие-либо объекты по классам (отделам, разрядам) в зависимости от их общих признаков.

В целях классификации информации была создана Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ), работа над которой продолжается и в наши дни.

Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ являются технико-экономические объекты, используемые в различных областях деятельности народного хозяйства страны, и их свойства.

Наиболее часто для кодирования информации, содержащейся в управленческой документации, в@настоящее время используются:

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), объектами классификации которого являются предприятия и организации — авторы документов;
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который определяет код формы документа.

Классификация объектов шла параллельно с унификацией их форм.

Унификация приводит к сокращению множества объектов, установлению рационального единообразия в любой деятельности, в том числе и документировании.

В результате унификации документов создается унифицированная форма документа (УФД), применение которой позволяет улучшать качество документов, снижает затраты на их изготовление, передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот.

Унифицированная форма документа, УФД — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицированные и взаимоувязанные формы документов, обеспечивающие документированное представление данных в  определенных видах управленческой и@хозяйственной деятельности, объединяются в унифицированные системы документации (УСД).

Унифицированная система документации, УСД — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

К унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) относятся распорядительные, организационные, информационно-справочные документы и документация по трудовым отношениям.

В ней каждой УФД присвоен определенный код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Для установления правил оформления документов используется принцип стандартизации.

Стандартизация — деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и услуг, а также повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг.

УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.

В курсе «Документационное обеспечение управленческой деятельности» изучается стандарт УСОРД  — ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который устанавливает правила оформления реквизитов документов УСОРД.

Важный вклад в национальную систему стандартизации деятельности ДОУ внес ГОСТ Р ИСО 15489–1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами».

Использование электронных документов и информационно-коммуникационных технологий в деятельности предприятия и ДОУ вызывает необходимость обращения к стандартам, регламентирующим эту сферу.

Так ГОСТ 7.70–2003 «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик» устанавливает состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и автоматизированными информационными массивами.

В серию стандартов «Информационная технология» входит ГОСТ Р 52292–2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», в котором закреплена терминология электронного обмена информацией. К этой серии относится и комплекс стандартов на автоматизированные системы, содержащих правила создания и эксплуатации компьютерных систем и технологий обработки документации.

Например, ГОСТ 34.601–90 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы.

Как инструменты упорядочения работы с документной информацией классификация, унификация и стандартизация должны в обязательном порядке использоваться при документировании управленческой информации и организации работы с документами на любом предприятии.