Виды документов

В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы.

Для понимания их назначения и порядка заполнения, а также обеспечения правильного их применения, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации) (рис.1).

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций.

Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей.

Например, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и др.

Оправдательными  (исполнительными)  документами  оформляют

уже    произведенные   операции,    т.е.    документы    подтверждают   факт совершения  операции,  поэтому  они  служат  бухгалтерии  основанием  для отражения в учете совершенных операций.

Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств. К таким документам относятся: приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся: накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (в торговле), другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления.

Такие документы являются распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом.

После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы.

После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными. В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, и они являются первым свидетельством об их осуществлении.

К ним относятся, например, чек на получение денежных средств из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Они заполняются на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.

К сводным документам относятся, например, авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др.

Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на: разовые и накопительные. Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно.

После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К разовым документам относятся, например, требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций.

Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего они передаются в бухгалтерию для записей. К таким документам относится, например, лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство.

Она выписывается на каждый номенклатурный номер используемых производственным цехом материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов.

Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют отпуск материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета.

Например, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада делается одна запись в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты. Такие накопительные записи по счетам один раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учетных записей документы  делятся на однострочные и многострочные. Однострочный документ  отражает операцию прихода или расхода одного вида материалов. Многострочный документ содержит несколько позиций, видов материальных ценностей.

Такими документами оформляют, например, операции по труду и заработной плате (наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным).

Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге  для изготовления учетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ИТКТ.

Можно классифицировать документы и по другим признакам, например, по месту составления, степени использования средств механизации и автоматизации.

По месту составления различаются документы внутренние и внешние. Внутренние документы составляются в конкретной организации.

К внутренним документам относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.

Внешние документы составляются в других организациях и поступают с помощью разных каналов связи (почтовые отправления, факсы, Интернет и др.).

С помощью ИТКТ, например, отправляют счета-фактуры, платежные требования, выписки банков с расчетного счета, платежные поручения и др. Различия между  этими документами обусловливают их проверку и бухгалтерскую обработку, порядок исправления обнаруженных ошибок.

По степени использования средств автоматизации документы делятся на заполняемые ручным способом, частично и полностью заполняемые с помощью компъютерных технологий. В настоящее время большое количество документов (особенно в крупных городах) заполняется с помощью компъютерных технологий.

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение и поэтому относится одновременно к различным классификационным группам.

Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым, внешним документом.

Классификация документов по определенным признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности организации.