План работы – это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.). В отдельных случаях допускается разработка планов организации отдельных мероприятий, а также планов их подготовки, обеспечения и проведения.
График работы – это документ, определяющий основные временные показатели (дату, начало и окончание) мероприятий, проводимых в соответствии с планами, а в некоторых случаях – отдельных этапов мероприятий. График работы может разрабатываться в качестве самостоятельного документа или приложения к другому документу, в том числе плану.
Планирование работы осуществляется заблаговременно, Это означает, что еще до начала планируемого периода и соответствующих мероприятий с содержанием документа должны быть ознакомлены все заинтересованные стороны – например, работники, которым в соответствии с планом определяются конкретные задачи (поручения).
Графики работы обычно разрабатываются в случаях, когда:
- • главным планируемым показателем является время, отводимое на выполнение соответствующего мероприятия (задачи, поручения);
- • выполнение по времени отдельных этапов мероприятий, предусмотренных соответствующим планом, требует уточнения (конкретизации);
- • для надлежащего выполнения мероприятий требуется установление очередности или последовательности – например, для различных структурных подразделений, должностных лиц;
- • это предусмотрено требованиями соответствующих документов или решениями руководства предприятия;
- • во всех тех случаях, когда разработка плана является не обязательной и (или) нецелесообразной.
План (график) обретает юридическую силу с даты его утверждения. Как правило, содержание документа должно быть доведено до сведения соответствующих должностных лиц (структурных подразделений) не позднее, чем за несколько дней до начала планируемого периода.
В необходимых случаях планы (графики) работы доводятся до сведения соответствующих лиц (подразделений) в части касающейся – в виде выписок. В остальных случаях для этой цели, как правило, используются копии документа, что позволяет улучшить организацию его изучения и последующего выполнения.
