Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т.д. Он необходим для предания юридической силы решениям, принятым на коллегиальном мероприятии.
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация представляется устойчивой терминологией – «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные».
Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля. К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секретаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку, через один интервал.
Например: Присутствовали: 156 чел. (Регистрационный лист прилагается). При этом в регистрационном листе делается ссылка на вид документа, № и дату. Например:
Если приглашенные лица представляют стороннюю организацию, то к их фамилиям добавляют наименование должности и организации. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.
Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не рекомендуется формулировка «Разное»: каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем для каждого вопроса отдельно. Слова «слушали, выступили, постановили или решили» пишут прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания (открытая пунктуация).
Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса повестки дня. Например:
СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
ПОСТАНОВИЛИ
Такая схема протоколирования означает, что слушали, выступали и принимали решения по первому вопросу.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Далее ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада или сообщения.
Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого сообщения делается пометка «Доклад прилагается». Наименование должности и место работы не указывают, если докладчик заявлен и поименован в повестке дня. Например:
СЛУШАЛИ
В.А. Пастухов – Доклад прилагается.
Наименование должности и место работы не пишут, т.к. они указаны в первом пункте повестки дня.
С красной строки пишут инициалы и фамилию выступающих (в именительном падеже) с указанием должности, после тире с большой буквы излагается краткое содержание выступления.
Повествование можно вести либо от первого лица («Я предлагаю…»), либо от третьего лица («Фролов сказал, что…»), а также безотносительно к лицу говорящего («Учет, регистрация и хранение документов в канцелярии поставлены хорошо …») или в безличной форме («Степановым было представлено…»).
Записывают инициалы и фамилию выступающего (при необходимости указывают место работы и должность), затем ставят тире, далее пишут вопрос и далее таким же образом оформляется ответ. Например:
А.А. Смирнов (начальник цеха № 4) – В какие сроки предполагается завершить реорганизацию цеха?
П.В. Воронин (зам. директора по производству) – Не позднее 20 декабря этого года.
Завершающей частью протокола является постановление (решение). Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнение – срок. Исполнителем может быть организация в целом, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.
Если постановление содержит А.В.Артемьев пункты, то они нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.
При выборах в протоколе указывают результаты голосования: «ЗА» –140 чел. «ПРОТИВ» – 4 чел. «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 2 чел. Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола (перед повесткой дня): Заседание ученого совета стенографируется. Стенограмма прилагается.
Протокол подписывают председатель и секретарь, который должен ознакомить каждого выступающего с текстом протокола. Протокол собрания, для ведения которого избирают президиум, подписывают председатель, секретарь и все члены президиума.
Формуляр-образец протокола состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 21, 22.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
