Герб субъекта Российской Федерации (01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – № 52. – Ч. 1. – Ст. 5021).
Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03) – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак.
Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05). Регистрационный номер юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет ИНН/КПП (06). Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа (07). Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит проставляется при составлении конкретного вида документа.
Наименование организации (08). Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:
Если организация подведомственна (подчинена) одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации в зависимости от способа оформления бланка.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Например:
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа.
Автором может быть также должностное лицо, представляющее организацию. Для этого используют бланки должностного лица. Сведения о конкретном авторе (структурном подразделении) обязательны на внутренних документах организации.
На письмах, относящихся к финансовым вопросам, по усмотрению организации могут быть указаны банковские реквизиты.
Информация об авторе документа в любом случае должна быть исчерпывающей и обязательно достоверной, чтобы адресату не приходилось запрашивать дополнительные сведения.
Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оно проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д.
Дата (11) является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения коллегиального мероприятия.
Документы, изданные несколькими более организациями, должны иметь одну (единую) дату подписания. Дата в документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 12 августа 2016 года следует оформлять: 12.08.2016.
В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например: 12 августа 2016. В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
Регистрационный номер документа (12). Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.
Для внутренних документов (например, приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих документов он может складываться из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.
Например: № 06-11/137, где 06 – индекс структурного подразделения, 11 – номер дела по номенклатуре, 137 – порядковый № документа. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.
Место составления или издания документа (14) обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» (ср.: «Омская обувная фабрика и «Обувная фабрика № 6») и «Справочные данные об организации».
Целесообразно его проставление на всех внутренних документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например: Москва; г. Калуга; г. Кондрово Калужской области.
В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнительно упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным.
Адресат (15). Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки).
Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих составных частей:
Наличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке, чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т.к. при несоответствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается отправителю.
Элементы почтового адреса в реквизите «Адресат» и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725.
В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:
Например, адрес организации будет выглядеть следующим образом:
Если письмо адресовано частному лицу, то реквизит адресат оформляется так:
Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала имя, фамилия, затем дом, квартира, улица, город, штат (графство) и в конце – страна и индекс. Например:
Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. При адресации письма организации в целом реквизит «Адресат» может выглядеть следующим образом:
В структурное подразделение:
Когда письмо адресовано руководителю организации, реквизит «Адресат» может быть оформлен двумя способами:
Для удобства восприятия реквизита, почтовый адрес располагают через 1,5 – 2,0 интервал.
Его можно не проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам, при полной гарантии правильности вложений. Во всех остальных случаях во избежание ошибки он необходим.
Перед фамилией (при наличии) указываются ученая степень, звание. Если документ отправляется одновременно в несколько однородных организаций, их можно указывать обобщенно:
Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
Реквизит «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке:
Гриф утверждения документа (16). Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления).
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного наименования должности руководителя, утверждающего документ (в им. пад.), его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:
Если документ утверждается специально издаваемым распорядительным документом, то гриф утверждения будет содержать ссылку на его наименование, номер и дату приказа. Например:
Слово «утвержден» при этом согласуется с родом и числом утверждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименование утверждающего документа пишут в творительном падеже. Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой длинной строке.
Резолюция (17). В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа.
Резолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Например:
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
