Функции документа

Любой официальный документ многофункционален, т. к. одновременно выполняет несколько функций. Выделяются общие и специальные функции.

К общим функциям документа относятся:

• информационная (документирование, хранение и предоставление информации);
• социальная;
• коммуникативная (документы являются средством обмена информацией);
• культурная.

Появление любого документа всегда обосновано необходимостью «материализации» информации для её сохранения и передачи во времени и пространстве.

По-средством документов происходит закрепление и передача культурных традиций.

К специальным функциям документа относятся:

* управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

* правовая (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);

* организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);

* научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Администрирование любой организации осуществляется посредством документов. Они обеспечивают закрепление и изменения правовых норм и правоотношений в обществе посредством законодательных и нормативные актов. После передачи документов на архивное хранение, они приобретают функцию исторического источника.

(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)