Самостоятельную (локальную) систему документов составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.
К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, анкеты, резюме и т.п. Как правило, кадровыми документами занимаются конкретные должностные лица или отделы.
Создание унифицированных форм кадровых документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу с ними.
В их состав вошли и формы кадровой документации по учету труда и его оплаты, которые обязательны для учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности.
Кадровые службы предприятий в настоящее время должны опираться на эти формы:
* Приказ (распоряжение) о приеме на работу – форма № Т-1, № Т-1а;
* Личная карточка – форма № Т-2, личная карточка государственного служащего Т-2 ГС;
* Штатное расписание Т-3;
* Учетная карточка научно-педагогического работника – форма № Т-4;
* Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – форма № Т-5, Т-5а;
* Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – форма № Т-6, Т-6а;
* График отпусков – форма Т-7
* Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) – форма Т-8, Т-8а;
* Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку – форма № Т-9, Т-9а;
* Командировочное удостоверение – форма № Т-10;
* Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении – форма № Т-10, Т-10а;
* Приказ (распоряжение) о поощрении работника – форма № Т-11, № Т-11а.
Все формы, помеченные литерой «а», предназначены для оформления распорядительных актов одновременно на несколько работников.
Документы по личному составу имеют длительный срок хранения и требуют особых условий сохранности – специальных помещений и несгораемых сейфов.
Они должны регистрироваться и храниться отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.
Возмездные отношения между работодателем и работником в обязательном порядке должны оформляться распорядительными актами – приказами, договорами, контрактами и т.д.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
