Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия.
Приказ существует в двух стадиях: сначала составляется проект приказа, затем издается сам приказ.
Подготовка приказа включает следующие этапы:
* изучение существа вопроса;
* знакомство с законодательными актами;
* проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);
* подготовка текста проекта документа;
* согласование проекта приказа;
* печать и проверка правильности оформления приказа;
* визирование, согласование, подписание приказа;
* регистрация приказа;
* доведение до сведения исполнителей.
Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц или отдельному должностному лицу. Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Если в основу приказа положен документ государственных органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, автор, дата, №). Например:
В несложных приказах констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительную часть обычно начинают глаголом первого лица «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут прописными буквами от границы левого поля, или его заменяют глаголом в инфинитиве (организовать, поставить т. д.).
Распорядительные пункты пишут с красной строки и нумеруют арабскими цифрами. Распорядительный пункт строится последовательно по схеме: исполнитель (наименование должности, Ф.И.О. или структурное подразделение, организация) – действие – срок. Например:
«Начальнику ремонтной службы завода Красильникову К.Е. обеспечить установку и наладку оборудования линии К-60 к 25.06.2016» или «Руководителю юридического отдела М.М. Светлову в срок до 30.03.2016 направить сведения о внесении изменений в Устав общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию».
Последний пункт приказа, для более действенного контроля, формулируют следующим образом: «контроль за исполнением приказа возложить на…», затем пишут наименование должности, Ф.И.О. или структурное подразделение.
Например: «Контроль за исполнением приказа возложить на главного конструктора завода Машкова В.А.».
Пункт о контроле не вносится, если руководитель сам непосредственно отвечает за контроль, но некоторые руководители предпочитают такую формулировку:
Некоторые сведения в приказе могут быть оформлены в виде приложения к приказу (таблицы, задания, формы отчетности, информационные, инструктивные материалы).
Дата приказа – это дата его подписания, а начало действия распорядительного акта – факт его регистрации. Подписывает приказ руководитель предприятия, в его отсутствие – заместитель.
Проставление помет в виде косой черты ( / ) или предлога «за» перед наименованием должности не допускается.
Формуляр-образец ПРИКАЗА включает реквизиты: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22, 23, 24, 28.
Выписка из приказа – это копия части документа, представляющей ту часть текста, которая необходима для работы.
Выписка необходима, когда документ объемен и затрагивает интересы многих должностных лиц и подразделений, т.к. при копировании расходуется большое количество бумаги, а работники загружаются ненужной им информацией.
Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22, 26.
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций, а также по вопросам информационно-методического характера.
Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам.
И указание, и распоряжение имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц, и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в других видах распорядительных документов.
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности руководители предприятия могут издавать распоряжения. Они создаются аналогично приказам.
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или кратковременными, касающимися решения конкретного вопроса. Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работников, которым оно адресовано.
Распоряжение и указания оформляются на бланках формата А4. Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только реквизитом «Наименование вида документа».
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
