Как правило, документы оформляются на бланках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.
Виды бланков подразделяются на основные и дополнительные. К основным бланкам относятся общий бланк и бланк письма. К дополнительным бланкам можно отнести бланк конкретного вида документа, должностной бланк, бланк структурного подразделения, бланк для работы с зарубежными партнерами.
Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия.
В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код по ОКПО, наименование министерства или ведомства.
Ограничительными отметками отмечают места для реквизитов: дата, номер; ____________ №___________; ссылка на номер и дату входящего документа; На №__________ от __________; место адресата, заголовок к тексту выделении кредита.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации может включать в себя реквизиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.
При продольном расположении реквизиты адресанта – автора документа – располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате – в правом углу ниже реквизитов автора документа.
При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую – для реквизитов адресата.
Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т.д.).
В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные организации можно располагать на нижнем поле бланка.
Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, рекомендуется использовать продольные бланки, при этом бланковые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Допускается использование бланков формата А3 и А6.
Бланки документов, согласно стандарту, должны иметь поля:
Расстояние между отдельными реквизитами – от 1–1,5 до 3 межстрочных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй страницы, они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
